Dice el artículo 9.1.e) de la Ley de Propiedad Horizontal que en la escritura en que se transmita la vivienda el transmitente deberá declarar hallarse al corriente en el pago de los gastos generales de la Comunidad o expresar los que adeude, debiendo aportar en ese momento certificación sobre el estado de deudas sin la cual no podrá hacerse la escritura salvo que el adquirente le eximiera de presentar esa certificación.
Reproducimos a continuación un formulario-tipo de esa «certificación de deudas», en relación con la cual debemos una vez más insistir en la necesidad de que se comprueben concienzudamente los datos pues si se incurriera en error puede exigirse responsabilidad al Secretario y Presidente autorizantes.

Formulario Certificación del secretario administrador sobre el estado de deuda.

Antes de presentar el texto del formulario conviene subrayar dos puntos del precepto: el domicilio que se indique tiene que ser de España, no valiendo por tanto ninguno del extranjero; y la comunicación puede hacerse de cualquier modo que permita tener constancia de su recepción, por lo que no valdrá el correo certificado (que documenta que el sobre ha llegado a su destinatario, aunque no qué había en su interior) pero sí una copia firmada por el destinatario expresando que la ha recibido y la fecha de la recepción, un burofax, un telegrama con aviso de recibo, y ya en términos más sofisticados pero también más costosos, a través de Notario.

Formulario Comunicación al secretario del domicilio en que desean recibir las citaciones y notificaciones

Dice la Ley que si no pudieran hacerse las citaciones o notificaciones en el domicilio que hubiera designado fuera del edificio de la Comunidad o bien en el que hubiera designado dentro de él, se harán mediante comunicación en el tablón de anuncios de la Comunidad, pero en dicha comunicación deberá extenderse una diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación que habrá de firmar quien ejerza las funciones de Secretario con el visto bueno del Presidente.
Vamos a suponer, pues será el caso más frecuente, que se trate de notificar la convocatoria de una Junta de Propietarios. Al principio, o al final, del texto de la misma convocatoria que se haya remitido a los demás vecinos se extenderá la siguiente diligencia, de modo que pueda leerse cuando se exponga en el tablón de anuncios.

Formulario Comunicación en el tablón de anuncios

a) Dice finalmente el apartado h) del artículo 9.1 que para que esa forma de notificación en el tablón de anuncios sea válida debe estar expuesta durante tres días naturales, circunstancia que conviene hacer constar mediante otra diligencia en la misma comunicación expuesta concretando los días durante los que se produjo su exhibición.

Formulario a) Comunicación en el tablón de anuncios

Ese precepto ordena que los comuneros comuniquen al que ejerza las funciones de Secretario, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el cambio de titularidad de la vivienda o local. En cuanto al medio utilizado para la comunicación nos remitimos a lo dicho en un formulario anterior. El siguiente formulario se refiere a su contenido:

Formulario Comunicación de cambio de titularidad

Aunque este artículo no dice expresamente que este requerimiento deba hacerse, resulta sin embargo imprescindible en todos aquellos casos —que son los más frecuentes— en que la Autoridad —normalmente el Ayuntamiento— se dirige solamente al Presidente de la Comunidad, de modo que para que pueda actuarse contra el vecino resistente será preciso demostrar que conocía esas órdenes y que a pesar de todo impidió su cumplimiento en la medida que de él dependiera, como en el ejemplo que sigue:

Formulario Requerimiento para el cumplimiento de ordenes dictadas por la autoridad para la ejecución de obras en el edificio de la comunidad

Este artículo prohíbe al comunero realizar alteraciones fuera de su vivienda o local y le faculta —pero también obliga— a comunicar rápidamente al Administrador la necesidad de realizar reparaciones urgentes, como la que expresa este formulario:

Formulario Comunicación advirtiendo la necesidad de reparaciones urgentes

Formulario Requerimiento de cesación de actividades prohibidas o perjudiciales

Si se desatendiera el requerimiento a que se refiere el formulario anterior, el Presidente deberá convocar Junta incluyendo en su orden del día un punto que se refiera a este asunto, en estos o similares términos:

Formulario Adopción de opción de acuerdo por la junta de propiertarios para el ejercicio de la acción de cesación

a) En el curso de la Junta, cumplidos los requisitos que se examinan en otro lugar de este trabajo, se adoptará el acuerdo que podrá quedar reflejado así en el acta:

Adopción de acuerdo por la junta de propietarios para el ejercicio de la acción de cesación

Vimos anteriormente que el nombramiento de un comunero para el cargo de Presidente era obligatorio, pero también que podía solicitar al Juez su relevo dentro del mes siguiente a su nombramiento. Como la solicitud debe hacerse invocando las razones que le asistan para ello, ha de ser motivada. Seguidamente se expone un ejemplo:

Formulario Solicitud al juez pidiendo ser revelado del nombramiento para el cargo de presidente

Como una variable del supuesto contemplado en el formulario anterior, dice la Ley que también podrá acudirse al Juez cuando fuese imposible para la Junta designar Presidente de la Comunidad. En este caso, puede tomar la iniciativa cualquier vecino o grupo de vecinos, en los términos del siguiente ejemplo:

Formulario Solicitud al juez pidiendo su intervencion ante la imposibilidad de designar presidente

Bastará un simple escrito para que un propietario otorgue su representación voluntaria en favor de la persona que tenga por conveniente, sea miembro o no de la Comunidad. La representación puede otorgarse para una Junta concreta o con carácter general para todas las que pudieran celebrarse. Sigue primeramente un modelo de representación para una Junta concreta:

Formulario Escrito confiriendo la representacion para acudir a la junta de propietarios

Como anteriormente vimos, para que las Juntas de Propietarios sean válidas los comuneros deben ser convocados en forma legal, es decir, la convocatoria debe contener los siguientes datos esenciales:

Formulario Convocatoria de la junta

a) La convocatoria hecha por el Presidente puede revestir la siguiente forma:

Formulario a) Convocatoria de la junta (articulo 16.2) - 1. convocatoria por el presidente

b) Vimos también que, si el Presidente no pudiera o no quisiera convocar la Junta, pueden hacerlo también los propietarios individuales siempre que su número sea igual o superior a la cuarta parte del total de los comuneros o, fuese cual fuese su número, cuando representen coeficientes que sumados alcancen por lo menos el 25 por 100.

En principio, es recomendable —de ser ello también posible— invitar al Presidente a que haga él mismo la convocatoria, con cuyo objeto puede dirigírsele la siguiente carta, debiendo adoptarse las cautelas a que tantas veces nos hemos referido si luego quiere demostrarse que la recibió:

Formulario b) Convocatoria de la junta (articulo 16.2) - 2. convocatoria por los comuneros

c) Si el Presidente no accediera a la convocatoria que se le solicita o si no pudiera hacerla, o si los comuneros quisieran hacerla directamente, podrán formularla por medio de la siguiente comunicación:

Formulario c) Convocatoria de la junta (articulo 16.2) - 2. convocatoria por los comuneros

d) Es imprescindible, incluir en las Convocatorias una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas con la Comunidad, advirtiéndoles de la privación del derecho de voto si se da el supuesto del artículo 15.2 de la Ley.

En estos casos, además del texto de la convocatoria que hará normalmente el Presidente —pues si la hacen propietarios que no tengan cargos de gobierno desconocerán quiénes sean deudores—, ha de añadirse una mención como ésta:

Formulario d) Convocatoria de la junta (articulo 16.2) - 3. consignacion de comuneros deudores

El artículo 16.2 establece en su segundo párrafo que cualquier propietario podrá pedir que la Junta estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la Comunidad, que habrá de incluir el Presidente en el orden del día de la siguiente Junta. Para ello debe dirigirse al Presidente la solicitud por escrito, en términos como los que siguen:

Formulario Peticion de inclusion de asuntos en el orden del dia por los comuneros

Como antes vimos, si el acuerdo requiriera unanimidad, se computarán como votos favorables los de los propietarios ausentes de la Junta a quienes se les informara del acuerdo y dejaran pasar 30 días sin manifestar su discrepancia. Por el contrario, si quisieran oponerse al acuerdo, deberán dirigir a quien ejerza las funciones de Secretario una comunicación en términos como los que siguen:

Formulario Manifestacion de su discrepancia por el comunero ausente de la junta

Este supuesto, en el último párrafo de la regla 7 del artículo 17, es muy poco frecuente en la práctica, pero abre perspectivas en determinados casos en que la Comunidad puede quedar bloqueada. La solicitud al Juez puede revestir la siguiente forma:

Formulario Solicitud al juzgado ante la imposibilidad de lograr mayoria por los procedimientos ordinarios

El acta de la Junta fue uno de los aspectos de la reforma de 1999 que mereció atención prioritaria del legislador, si bien complicando severamente su trámite, fuera de la capacidad de muchas personas que se desenvuelven muy mal ante estos trámites formales. El nuevo acta exige atender el cumplimiento de una serie de requisitos que enumera el artículo 19.2 de la Ley y que analizaremos separadamente en sus tres partes: Encabezamiento, Cuerpo y Cierre.

Encabezamiento

a) El encabezamiento debe contener la descripción de las circunstancias que concurren en la celebración de la Junta: fecha, hora, lugar, persona convocante, carácter ordinario o extraordinario e indicación de si es en primera o segunda convocatoria, relación de asistentes con sus cargos así como propietarios representados, indicación de sus cuotas de participación, así como propietarios privados del derecho de voto por mantener deudas con la Comunidad, cuya constancia en acta también impone el artículo 15.2 de la Ley. Se expone seguidamente un ejemplo de encabezamiento de acta de Junta:

Formulario a) Acta de la junta (articulo 19, 2 y 3) - Encabezamiento

Cuerpo

b) El cuerpo del acta comprende su contenido propiamente dicho, empezando por el orden del día, y los acuerdos adoptados, en relación con los cuales dice la ley que si fuera relevante para la validez del acuerdo deberán indicarse los nombres, con sus cuotas de participación, de quienes hubiesen votado a favor y en contra.
Es preciso tener también muy presente aquí que el artículo 18.2 exige para poder impugnar los acuerdos de la Junta que el impugnante hubiese salvado su voto en ella mediante la constancia en acta de su oposición al acuerdo.
En el ejemplo que sigue nos referiremos a esos diversos aspectos, continuando con el texto del acta:

Formulario b) Acta de la junta (articulo 19, 2 y 3) - Cuerpo

c) Precisa el artículo 19.3 que el acta debe cerrarse con las firmas del Presidente y del Secretario (si lo hubiera, claro está) al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Por eso conviene, como se ha hecho en el ejemplo, hacer constar al final del acta cuándo se procede al cierre de la misma. Ciertamente, nada impedirá que el cierre se produzca más allá de esos diez días naturales si se pone fecha dentro de ese plazo, pero ya eso supone un riesgo que es mejor no correr.

En cuanto a la subsanación del acta, procede en la forma, casos y tiempo que previene el artículo 19.3 de la Ley. Nos remitimos a la parte de este libro en que se trata con extensión este aspecto, pero es preciso recordar que no puede hacerse todo tipo de subsanación ni de cualquier forma. En todo caso, la subsanación debe hacerse por diligencia como la siguiente, después de la firma del Presidente bajo el acta objeto de subsanación:

Formulario c) Acta de la junta (articulo 19, 2 y 3) - 3. Cierre y subsanación

Partiendo del formulario del acta que anteriormente hemos examinado, recordemos que en el caso del artículo 17.8 los acuerdos deben ser notificados a los propietarios que no asistieron a la Junta para que en el plazo de 30 días naturales puedan manifestar su discrepancia, de modo que hasta el transcurso de tal plazo no es posible conocer el sentido del acuerdo.

Puesto que nada de ello impide que se levante acta de la Junta, la forma de enlazarla con este otro trámite se materializa así (aunque, como es obvio, puede hacerse de otras formas), extendiendo el texto que sigue a continuación del acta:

Formulario Acta de junta cuyos acuerdos deban ser notificados a los ausentes (articulo 17.8)

a) En diversos apartados, el artículo 21 se refiere a la necesidad de preparar una certificación del acuerdo de la Junta que apruebe la liquidación de la deuda con la Comunidad que sea objeto de la reclamación judicial. Pongamos un ejemplo de ella:

Formulario Certificaciones de acuerdos necesarios para la reclamacion judicial

b) Como vimos en el lugar correspondiente de este libro, la ley no exige acreditación del acuerdo de la Junta que decida proceder judicialmente contra el comunero deudor, pero como sí que exige que ese acuerdo se produzca (artículo 21.1) implícitamente se deriva la necesidad de demostrarlo. Debe hacerse con una certificación como la siguiente, si bien puede refundirse con la anterior formando con ambas una sola máxime si, como ocurrirá frecuentemente, los dos acuerdos se adoptan en una misma Junta:

Formulario Manifestacion de su discrepancia por el comunero ausente de la junta

a) Juicio verbal

Formularios-modelo oficiales de reclamaciones judiciales f.1.-juicio verbal

b) Proceso monitorio

Formularios-modelo oficiales de reclamaciones judiciales f.2.-proceso monitorio

c) proceso monitorio (reclamación de gastos)

Formularios-modelo oficiales de reclamaciones judiciales f.3.-proceso monitorio (reclamación de gastos)